Система автоматизации документооборота (Система электронного документооборота (далее СЭД)) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Документооборот — комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота:

1. Однократная регистрация документа;

2. Возможность параллельного выполнения различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;

3. Непрерывность движения документа;

4. Единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключения возможности дублирования документов;

5. Эффективно организованная система поиска документа;

6. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота.

1. Необходимость в уменьшении затрат на доставку информации, в случае если предприятие имеет территориально распределенную структуру.
2. Необходимость в повышении производительности труда, в случае если бизнес-процессы организации оптимизированы, а информационная система реально сможет существенно сократить ручные операции.